1. Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ là người có vai trò giám sát, đôn đốc cũng như giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến các khoản công nợ của công ty. Hay nói một cách đơn giản thì kế toán công nợ là người chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ công nợ trong công ty.
Người làm tại vị trí này cần đảm bảo rằng mức công nợ luôn tồn tại trong giới hạn cho phép, không được để xảy ra tình trạng tồn đọng, gây ảnh hưởng đến tình hình hoạt động và phát triển tài chính của toàn công ty.
2. Mô tả công việc của kế toán công nợ
Về cơ bản, kế toán công nợ cần thực hiện những công việc sau:
|
Công việc của kế toán công nợ |
Nhận hợp đồng kinh tế. |
|
Kiểm tra công nợ theo định kỳ. |
|
|
Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng. |
|
|
Đôn đốc cũng như tham gia trực tiếp vào việc thu hồi nợ. |
|
|
Xử lý các công nợ tạm ứng thuộc nội bộ |
|
|
Xử lý công nợ ủy thác. |
|
|
Xử lý các khoản vay trong doanh nghiệp. |
|
|
Xử lý những công việc khác có liên quan. |
Trên đây là bảng mô tả công việc kế toán công nợ sơ bộ, để tìm hiểu chi tiết, chúng ta sẽ cùng đi tiếp những phần tiếp theo dưới đây.
2.1 Nhận hợp đồng kinh tế
Công việc được kể đến đầu tiên của kế toán công nợ chính là nhận hợp đồng kinh tế với các đầu công việc chi tiết sau đây:
– Tạo, thêm mã đối tác, mã khách hàng, mã nhà cung cấp vào hệ thống hay các sổ sách có liên quan nếu họ là những thành viên mới.
– Sửa đổi mã đã tạo trên của khách hàng hoặc nhà cung cấp trong trường hợp phát sinh nghiệp vụ thay đổi hoặc chuyển nhượng.
– Theo dõi, cập nhật thông tin trên phần mềm quản lý tài chính kế toán (nếu có) của công ty một cách thường xuyên và đầy đủ nhằm kiểm soát tốt từng hợp đồng của nhà cung cấp, khách hàng hay đối tác.
– Kiểm tra nội dung của các quy định, điều khoản trong hợp đồng thanh toán để tránh mắc phải các sai sót không đáng có trong quá trình lưu trữ thông tin tài chính.
2.2 Kiểm tra công nợ một cách thường xuyên theo định kỳ
Kiểm tra công nợ bao gồm:
– Kiểm tra thông tin đơn hàng dựa trên nội dung hợp đồng bán hàng đã ký kết với khách hàng, đối tác. Cùng với đó là kiểm tra thời hạn thanh toán và hạn mức tín dụng mà công ty đã chấp nhận đối với từng khách hàng, đối tác.
– Với những khách hàng, đối tác đã mua hàng hoặc đang thực hiện hợp đồng thì cần tiến hành kiểm tra các yếu tố sau: số lượng, chủng loại sản phẩm, thời hạn thanh toán, giá bán.
– Theo dõi thông tin chi tiết công nợ của từng đối tượng khách hàng, đối tác hay nhà cung cấp, từng nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến công nợ tương ứng: số tiền đã quá hạn, hạn thanh toán, mức thanh toán,…
– Sau khi hoàn tất việc kiểm tra công nợ, kế toán công nợ cần báo cáo cho bộ phận quản lý cấp trên hay các bộ phận có liên quan.
2.3 Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng
Khi có nghiệp vụ công nợ phát sinh theo hóa đơn bán hàng hoặc hợp đồng, kế toán công nợ cần theo dõi kỹ tình hình thanh toán của từng khách hàng, đối tác nhằm phát hiện kịp thời các sai sót, nhầm lẫn (nếu có) trong quá trình quản lý tài chính công nợ.
2.4 Đôn đốc cũng như tham gia trực tiếp vào việc thu hồi nợ
Đối với các khoản công nợ thời hạn lâu, khó đòi: Kế toán công nợ sẽ trực tiếp tham gia thu hồi nợ.
Đối với các khoản công nợ xấu, nợ trả trước,… : Kế toán công nợ cần đôn đốc một cách thường xuyên để rút ngắn thời gian thu hồi nợ.
2.5 Xử lý các công nợ tạm ứng thuộc nội bộ
Trường hợp xử lý các công nợ tạm ứng thuộc nội bộ, kế toán công nợ cần:
– Theo dõi cũng như nhắc nhở việc thanh toán của mỗi đối tượng trong từng bộ phận nội bộ của doanh nghiệp mỗi ngày.
– Theo định kỳ, cần xác nhận công nợ với các chi nhánh.
– Tiến hành kiểm tra, sau đó thông báo và xác nhận khoản công nợ tạm ứng của từng nhân viên trong công ty.
– Đốc thúc việc thanh toán công nợ bằng cách lập danh sách tạm ứng đã quá thời hạn cần thanh toán và gửi đến từng đối tượng, bộ phận có liên quan mỗi tuần hoặc trong trường hợp nhận yêu cầu từ cấp trên.
2.6 Xử lý công nợ ủy thác
– Dựa trên hóa đơn để định khoản những nghiệp vụ tài chính có liên quan.
– Điều chỉnh các số liệu chưa khớp hoặc bị chênh lệch so với giá trên chứng từ hợp đồng.
– Theo dõi, kiểm tra những khoản công nợ ủy thác của từng nhân viên.
– Kiểm tra, in sao kê chứng từ có liên quan đến trưởng kiểm soát hoặc kế toán viên phụ trách. Những chứng từ này sẽ được nhận và lưu trữ lại để tiến hành theo dõi, nhắc nhở việc thanh toán đúng hạn.
2.7 Xử lý các khoản vay trong doanh nghiệp
– Thanh toán những hợp đồng mới, cũ trong trường hợp có nghiệp vụ tài chính phát sinh.
– Theo dõi cũng như đôn đốc việc thanh toán theo đúng thời hạn đã được thỏa thuận và ký kết trong hợp đồng.
– Định khoản, điều chỉnh bút toán sao cho khớp với phần tỷ giá phát sinh. Việc hạch toán, điều chỉnh sẽ được đánh giá là chưa hiệu quả nếu còn tồn tại sự chênh lệch giữa các phần tỷ giá phát sinh.
– Trong trường hợp doanh nghiệp có lãi phải trả, doanh nghiệp cần tiến hành tính toán kỹ và chuyển chứng từ cho bên liên quan nhằm triển khai thanh toán cho từng đối tượng và từng hợp đồng.
2.8 Xử lý những công việc khác có liên quan
Ngoài những công việc nêu trên, kế toán công nợ còn cần thực hiện các công việc như:
– Đối với hàng hóa: Theo dõi, xuất thẻ bảo hành hay thẻ vay trong trường hợp có hàng cho đối tượng liên quan.
– Đối với các khoản phải trả/thu khác: Theo dõi các khoản phát sinh một cách thường xuyên.
3. Vai trò của kế toán công nợ đối với doanh nghiệp
Kế toán công nợ là vị trí có vai trò vô cùng quan trọng đối với công tác kế toán của mỗi đơn vị. Hoạt động quản lý công nợ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại, phát triển của công ty, giúp tránh việc rơi vào tình trạng bị chiếm dụng vốn.
Việc tổ chức kế toán công nợ một cách hiệu quả có thể góp phần làm lành mạnh hóa tình hình tài chính của công ty, giúp hạn chế những khoản nợ xấu.
4. Những kỹ năng cần thiết khi làm kế toán công nợ
4.1 Nắm vững nền tảng kiến thức kế toán và thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn
Nếu bạn chưa tích lũy được nhiều kinh nghiệm làm việc, hãy bù lại bằng cách xây dựng, nắm vững một nền tảng kiến thức kế toán vững chắc để có thể hoàn thành những công việc được giao một cách tốt nhất. Khi đã có kiến thức chuyên môn vững vàng, bạn sẽ nhanh chóng biết cách sắp xếp chứng từ, định khoản công nợ, lập báo cáo,…
Ngoài ra, bạn còn cần thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn. Đây là một kỹ năng không thể thiếu nếu muốn trở thành một kế toán công nợ. Việc sử dụng máy tính một cách thành thạo giúp bạn có thể nhận biết, theo dõi công nợ của từng đối tượng một cách dễ dàng cũng như phân loại công nợ theo nhiều góc độ khác nhau, theo dõi các khoản công nợ theo thời hạn thanh toán, hóa đơn.
Bên cạnh đó, bạn có thể tính toán, bù trừ mức công nợ giữa các đối tượng, biết cách làm sổ sách, báo cáo khi nhận được yêu cầu cung cấp số liệu từ cấp trên.
4.2 Sử dụng thành thạo máy tính
Làm việc với máy tính dựa trên các công cụ như bảng tính Excel, phần mềm kế toán,… là điều bắt buộc khi làm việc tại vị trí kế toán công nợ. Vì vậy, nếu bạn có kỹ năng máy tính tốt thì đây chính là một điểm cộng lớn, giúp xử lý các số liệu một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
4.3 Có khả năng phân tích và tham mưu
Việc thành thạo kỹ năng tham mưu, giỏi phân tích sẽ giúp bạn đưa ra được những quyết định hợp lý, đúng đắn và tối ưu nhất cho việc xử lý vấn đề công nợ giữa khách hàng và người bán, công ty và đối tác. Từ đó, mang lại hiệu quả cao cho các công việc mà bản thân đảm nhận.
4.4 Khả năng giao tiếp tốt, xử lý tình huống linh hoạt
Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp, bền vững với đồng nghiệp, khách hàng, góp phần hỗ trợ việc thăng tiến trong tương lai. Cùng với đó, kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt sẽ giúp bạn giải quyết tốt công việc, tránh được các tình huống xấu cũng như biết cách ứng xử khéo léo, thông minh trong những mối quan hệ.
4.5 Tính trung thực, tỉ mỉ, chú ý đến tiểu tiết
Vì tính chất công việc có liên quan trực tiếp đến tiền bạc, vấn đề tài chính, đòi hỏi phải thường xuyên làm việc với những con số, theo dõi, kiểm tra các công nợ nên trung thực, tỉ mỉ và biết chú ý đến tiểu tiết luôn là điều mà nhà tuyển dụng quan tâm, đặt lên hàng đầu khi tuyển kế toán công nợ.
5. Lương kế toán công nợ hiện nay bao nhiêu?
Giống như tất cả các ngành nghề khác, kế toán công nợ không có một mức lương quy chuẩn mà sẽ tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác như: năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc; quy mô, tình hình tài chính của công ty tuyển dụng; khối lượng, đặc trưng công việc cụ thể;…
Tuy nhiên, nhìn chung thì mức lương của vị trí công việc này thường dao động trong khoảng từ 8 – 10 triệu đồng/tháng đối với người có kinh nghiệm từ 1 – 3 năm hay 9 – 10 triệu đồng/tháng đối với người đã có kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp, tập đoàn lớn hoặc những thành phố lớn.
Đối với người có kinh nghiệm làm việc lâu năm hơn, mức lương có thể tốt hơn, từ 10 triệu đồng trở lên mỗi tháng.
6. Kế toán công nợ có lộ trình thăng tiến như thế nào?
Người có chí cầu tiến sẽ luôn vạch ra cho mình những mục tiêu, kế hoạch cụ thể để chuẩn bị cho lộ trình thăng tiến của bản thân. Đối với vị trí kế toán công nợ, lộ trình thăng tiến trong công việc thông thường sẽ như sau:
Nhân viên kế toán công nợ -> Kế toán tổng hợp -> Kế toán trưởng -> Giám đốc, chuyên gia tài chính.
Tùy thuộc vào sự phấn đấu của mỗi người mà quá trình thăng tiến này có thể chậm hay nhanh.
