Quản lý hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một bộ phận trong tài sản ngắn hạn, là những mặt hàng mà doanh nghiệp giữ lại để bán sau cùng, chiếm tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, hàng tồn kho có thể được phân thành 4 loại sau:

• Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, nguyên liệu được gửi đi gia công tái chế hay được mua khi đang đi trên đường về
• Bán thành phẩm: là những sản phẩm mới kết thúc một hay một vài công đoạn trong quy trình sản xuất (trừ công đoạn cuối cùng) được nhập kho hay chuyển giao để tiếp tục chế biến thành thành phẩm nhập kho hay được bán ra bên ngoài
• Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh đã hoàn thành giai đoạn chế biến cuối cùng trong quy trình sản xuất
• Nguồn vật tư: là những vật liệu cần thiết để sản xuất ra sản phẩm nhưng không trực tiếp cấu thành sản phẩm như bao bì, nhiên liệu, thùng carton,…

Tùy vào tính chất hoạt động kinh doanh mà 4 loại hàng tồn kho trên có thể được duy trì khác nhau từ công ty này đến công ty khác. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất mà mỗi doanh nghiệp đều quan tâm chính là làm cách nào để quản lý hàng tồn kho hiệu quả?

Quản lý bán hàng là hoạt động quản trị của một các nhân, một nhóm hay tổ chức thuộc lĩnh vực bán hàng, liên quan đến các hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp trên cơ sở chiến lược kinh doanh đến những kênh phân phối mục tiêu nhằm đạt được mục đích hoạt động kinh doanh đã đề ra.

Là một hoạt động quan trọng trong quy trình quản lý bán hàng, quản lý hàng tồn kho là quản lý quy trình đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho của công ty. Điều này bao gồm việc quản lý, giám sát hoạt động lưu chuyển hàng hóa từ nhà sản xuất đến kho và từ các cơ sở đến các điểm bán. 

Với những doanh nghiệp có quy mô lớn cùng quy trình sản xuất, chuỗi cung ứng phức tạp, việc giám sát và giải quyết những rủi ro về cân bằng hàng hóa (thiếu hụt và dư thừa) là một bài toán khó. Doanh nghiệp cần đưa ra những câu trả lời chính xác về:

• Tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý
• Điều kiện về cơ sở vật chất: diện tích kho có đáp ứng đủ số lượng hàng hóa, các trang thiết bị, máy móc dùng trong quy trình sản xuất
• Nhu cầu của khách hàng về mặt hàng mà doanh nghiệp cung cấp
• Chi phí quản lý
• Chi phí cơ hội

Tại sao phải quản lý hàng tồn kho?

Quản lý hàng tồn kho là một quy trình gồm nhiều công đoạn phức tạp với việc giám sát và xử lý số lượng hàng hóa lớn. Việc có giải pháp quản lý phù hợp và một quy trình hoạt động hiệu quả rất quan trọng vì sẽ đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:

Duy trì mức tồn kho hợp lý

Quản lý hàng tồn kho đúng cách giúp bạn biết được lượng hàng tồn kho mà công ty hiện có, cách thức lượng hàng di chuyển để từ đó dự đoán số lượng hàng tồn kho hợp lý, tránh trình trạng thiếu hay dư hàng. Ngoài ra, đối với những giai đoạn biến động nguyên vật liệu (ví dụ như theo mùa, biến động kinh tế,…), việc quản lý kho hiệu quả giúp bạn có giải pháp phòng ngừa dự trữ và xử lý phù hợp, kịp thời.

Tiết kiệm chi phí

Tiết kiệm chi phí nguyên, vật liệu, vật tư

Việc quản lý thường xuyên giúp bạn nắm rõ tình hình kho hàng của công ty từng giờ, từng ngày, giúp kiểm soát, điều chỉnh để hạn chế số lượng sản phẩm bị hỏng hóc, hao mòn, quá hạn sử dụng cần tiêu hủy. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tốt hơn những khoản chi phí về nguyên, vật liệu. Để làm được điều này, bạn cần quy trình thống kê hàng tồn kho chặt chẽ và dự trù, kiểm soát ngân sách sát sao để tránh những lãng phí không đáng có.

Tiết kiệm chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho phụ thuộc vào số lượng, kích thước hàng hóa mà công ty lưu trữ cùng những trang thiết bị và những khoản phí đi kèm liên quan cần thiết cho việc lưu trữ hàng hóa này. 

Hàng hóa càng nhiều, càng cồng kềnh gây tốn không gian và sử dụng nhiều trang thiết bị lưu kho với những khoản phí khác như điện, nước, nhân công sẽ khiến phí lưu kho của bạn tăng cao và ngược lại. Do đó, đây là khoản phí luôn biến đổi tùy vào đặc tính sản phẩm, tình hình kinh tế biến động,…

Việc phát hiện sớm những hàng hóa tốn nhiều không gian lưu trữ và nguồn lực sớm giúp bạn có những giải pháp tối ưu trong việc điều chỉnh, vận chuyển kịp thời giúp giảm chi phí lưu kho ở mức hợp lý.

Kiểm soát chi phí mua hàng

Việc có kế hoạch mua hàng cụ thể và hợp lý vô cùng quan trọng. Nhất là đối với những ngành liên quan đến dịch vụ ăn uống, bán đồ ăn nhanh,… khi giá trị sử dụng của nguyên vật liệu là có hạn, việc kiểm soát lượng hàng đầu vào và dự trữ hàng phù hợp giúp giảm thiểu những khoản lãng phí. 

Ngoài ra, hàng tồn kho nhiều với vốn không sinh lời là điều không doanh nghiệp nào mong muốn. Vì thế, việc nghiên cứu thị trường, hành vi, nhu cầu của khách hàng rất quan trọng để xác định loại sản phẩm nào cần mua, cần dự trữ thích hợp. 

Giảm thiểu những sai sót

Thiết kế hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp bạn giám sát hàng tồn kho một cách thường xuyên,chính xác, tiết kiệm thời gian, từ đó kịp thời phát hiện những sai sót trong tính toán, kiểm kê và có những giải pháp giải quyết phù hợp.

Tăng doanh thu

Việc quản lý hàng tồn kho thường xuyên giúp bạn biết được đâu là những mặt hàng đang bán chạy để có kế hoạch nhập thêm kịp thời. Đối với những mặt hàng đang ế và còn tồn đọng nhiều trong kho nhiều, bạn có thể kịp thời đưa ra những chính sách giảm giá, khuyến mãi hợp lý.

Ngoài ra, việc nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, từ đó dự đoán được lượng hàng cần thiết để cung ứng, dự trữ và duy trì cho hoạt động sản xuất, kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro thiếu hụt hàng vào những thời điểm quan trọng trong năm hay khi có sự những thay đổi trong nhu cầu và hành vi người tiêu dùng. Điều này giúp tối ưu hóa doanh thu và lợi nhuận được tốt hơn.

Tăng hiệu quả vốn lưu động

Vốn lưu động là khái niệm dùng để chỉ tài sản lưu động ngắn hạn của doanh nghiệp, bao gồm nguyên liệu, sản phẩm dở dang, tồn kho hay dự trữ thành phẩm, tài khoản cần thu và tiền mặt trừ những khoản nợ lưu động của doanh nghiệp. Thiếu vốn lưu động, hoạt động kinh doanh sẽ ngưng trệ vì thiếu ngân sách để tiếp tục hoạt động kinh doanh.

Quản lý hàng tồn kho là một trong những hoạt động quan trọng trong quản lý vốn lưu động, bao gồm 2 hoạt động quan trọng như sau:

• Dự trù vốn lưu động: cần báo cáo số liệu hàng tồn kho theo từng giai đoạn cụ thể như giờ, ngày, tuần, thực hiện nghiệp vụ định lượng và báo giá vốn nguyên vật liệu, nghiệp vụ quản lý kho. Điều này giúp nhà quản lý đưa ra những dự đoán, quyết định sáng suốt và giải pháp phù hợp trong việc dự trữ vốn hợp lý, nhất là đối với những doanh nghiệp nhỏ với ngân sách hạn hẹp.
• Rút ngắn thời gian quay vòng vốn: nắm rõ mức doanh thu bán hàng, tình hình hàng hóa trong kho và đặc điểm về giá cả, chất lượng, số lượng từng mặt hàng một cách chính xác và linh hoạt để có sự điều chỉnh hợp lý, giảm áp lực cho dòng vốn lưu động.