1. Quyết toán, Quyết toán thuế là gì?
Quyết toán là việc kiểm tra, tập hợp lại toàn bộ khối lượng, giá trị, tính đúng đắn, hợp lý, hợp lệ,… của toàn bộ nội dung công việc đã làm của một cơ quan đối với 1 đơn vị nào đó. Trong kế toán, quyết toán có nghĩa là xác định số liệu kế toán của đơn vị kinh doanh trong 1 kỳ hoặc 1 giai đoạn nào đó.
Quyết toán thuế là việc xác định số liệu liên quan đến các khoản thuế của doanh nghiệp. Đây là công việc mà bất cứ doanh nghiệp nào đi vào hoạt động. Đây là một việc làm mang tính chất khách quan, đồng thời giữa Doanh Nghiệp và Cơ quan Thuế phải có ”tiếng nói chung”, cùng nhau thống nhất trên cơ sở áp dụng pháp luật về thuế để soát xét về tính hợp lý của hóa đơn chứng từ phản ánh chi phí, doanh thu mà doanh nghiệp đã kê khai.
Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp khác nhau mà có thể thực hiện quyết toán thuế sau 5 năm hoặc phải làm quyết toán năm. Nhiều doanh nghiệp lớn sẽ phải làm quyết toán năm.
Quyết toán thuế nhằm mục đích gì: Mục đích của việc quyết toán thuế là truy thu thuế TNDN, thuế GTGT, thuế TNCN của doanh nghiệp.
2. Làm quyết toán thuế năm, doanh nghiệp cần xử lý thế nào
Để bảo vệ tối đa quyền lợi cho doanh nghiệp, người làm kế toán cần chuẩn bị tốt tinh thần ứng biến các tình huống mà cán bộ thuế có thể hỏi trong quá trình kiểm tra sổ sách. Để việc làm quyết toán năm diễn ra tốt đẹp và bị truy thu tiền thuế phù hợp, kế toán cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ, sổ sách, các giấy tờ kèm theo để khi cơ quan thuế hỏi đến giấy tờ gì thì kế toán có ngay để trình bày tránh việc khi hỏi không có mới bắt đầu chuẩn bị sẽ dẫn tới nhiều thiệt thòi cho doanh nghiệp.
1. Tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp
2. Hoá đơn, chứng từ mua vào, bán ra kèm theo tờ khai đã nộp
3. Tất cả các loại giấy nộp tiền thuế
4. Báo cáo tài chính các năm đã nộp
5. Quyết toán thuế TNDN theo mẫu 03/TNDN
6. Quyết toán thuế TNCN theo mẫu 05/KK
7. Sổ cái các TK theo bảng cân đối số phát sinh
8. Sổ chi tiết các tài khoản liên quan
9. Biên bản đối chiếu công nợ các năm
10. Bảng trích khấu hao TSCĐ và bảng phân bổ CCDC
11. Sổ chi tiết công nợ phải thu
12. Sổ chi tiết công nợ phải trả
3. Lưu ý khi tiến hành quyết toán thuế
Thứ nhất : Doanh nghiệp cần có đầy đủ hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán
Trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh khi kết thúc năm tài chính và báo cáo thuế ngoài việc có bản lưu file mềm ở phần mềm kế toán thì doanh nghiệp cũng cần phải in toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán kẹp cùng với chứng từ kế toán một cách cẩn thận để làm sao hồ sơ đủ điều kiện quyết toán thuế tránh nguy cơ ấn định thuế khi quyết toán.
Thứ hai: Doanh nghiệp cần rà soát, kiểm tra lại toàn bộ tính hợp lý và đầy đủ của chứng từ kế toán
Công việc rà soát và kiểm tra lại toàn bộ chứng từ kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tổng quan được toàn bộ tình trạng của chứng từ kế toán hiện tại, nắm được nội dung còn thiếu và của hợp lệ của chứng từ (nếu có) ngoài ra còn giúp doanh nghiệp tránh bị rủi ro tính thêm thuế do chứng từ bị mất, chi phí phí bị loại do hóa đơn không hợp lệ.
Thứ ba: Doanh nghiệp cần hoàn thiện các tồn đọng, các rủi ro mà mình đã rà soát ra một cách chuẩn mực
Đối với các rủi ro tồn đọng mà doanh nghiệp đã rà soát và kiểm tra thì việc hoàn thiện nó sẽ đơn giản hơn khi chúng ta đã biết được đối tượng, vấn đề rủi ro tồn đọng đang nằm ở đâu, thiếu cái gi và cách để giải quyết như thế nào.
Thứ tư: Doanh nghiệp cần kiên định và khôn khéo trong cách trao đổi khi giải trình quyết toán thuế
Doanh nghiệp nào cũng vậy khi quyết toán thuế chúng ta thường mất ăn mất ngủ vì lo lắng về sổ sách kế toán của mình. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp làm tốt các điều trên thì mọi chuyện sẽ trở nên đơn giản và doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự tin giải trình theo đúng bản chất mô hình mà doanh nghiệp mình đang kinh doanh.
Làm sao để có thể tiến hành quyết toán thuế một cách thuận lợi nhất?
Để quyết toán thuế diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và tuân thủ các quy định doanh nghiệp cần có những sự chuẩn bị tốt nhất từ nhân lực đến các giấy tờ, hồ sơ, hóa đơn, báo cáo có liên quan. Đây là một công việc đòi hỏi trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của mình, doanh nghiệp buộc phải luôn chính xác hóa mọi quy trình, số liệu có liên quan, tránh trường hợp đến khi bị thanh tra mới thấy có sự không trùng khớp trong số liệu.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần có đội ngũ kế toán có hiểu biết về Thuế, kế toán và kiểm toán. Đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác trong công việc, ngoài ra còn phải luôn cập nhật được những thay đổi của các quy định có liên quan trong việc lập hồ sơ, thủ tục và quy trình làm việc cụ thể.
Trên thực tế, nhân lực kế toán của các doanh nghiệp còn có nhiều hạn chế và không ổn định nên việc quyết toán thường gặp phải nhiều khó khăn. Giải pháp tốt nhất cho các doanh nghiệp đó là tìm đến các dịch vụ quyết toán thuế.
4. Cách quản trị hồ sơ khi quyết toán thuế với cơ quan thuế
a, Với thuế GTGT:
Khi nộp tờ kê khai thuế hàng tháng cần sắp xếp theo thứ tự 12 tháng/năm và đối chiếu sổ 1331 của năm đó với số liệu trên tờ khai thuế. Nếu có các chênh lệch số liệu thì lập hồ sơ giải trình cho chênh lệch đó theo File word để tránh lúng túng khi Cơ quan thuế làm việc và phát hiện sai phạm. Đối với các hóa đơn GTGT trên 20 triệu, cần xác định điều kiện khấu trừ thuế TNDN theo quy định pháp luật (căn cứ theo thông tư 200) như:
Chuyển khoản
UNC thanh toán
Biên bản cấn trừ công nợ (Nếu không thanh toán với ngân hàng mà cấn trừ công nợ với nhà cung cấp).
Lưu ý:
– Chỉ kê khai thuế khi có hóa đơn gốc hoặc giấy nộp thuế gốc.
– Sau quá trình kế khai và nộp báo cáo thuế, cần kết xuất các tờ khai và lưu lại để sử dụng khi quyết toán thuế.
– Lập file mềm để theo dõi trực tiếp qua ngân hàng và lập một file excel theo 12 tháng diễn giải các biểu mẫu theo hỗ trợ kê khai để dễ diễn giải với Cơ quan thuế và làm căn cứ đối chiếu khi cần. Mã nhà cung cấp tại hai file này là như nhau để dễ ra soát và chỉnh lý.
b, Với tờ khai quyết toán thuế TNDN
Đối chiếu mục doanh thu/ chi phí trên tờ khai thuế với sổ sách kế toán sao cho phù hợp. Nếu có chênh lệch về lợi nhuận kế toán và lợi nhuận thuế thì phải giải trình theo file word để tiện sử dụng.
Đối với khoản mục chi phí cần phân loại các chi phí theo Luật thuế để tránh các chi phí có rủi ro cao.
c, Với tờ khai quyết toán thuế TNCN
Trong danh mục Thu nhập chịu thuế, cần đối chiếu số liệu trên bảng lương khớp với số liệu trên tài khoản Thuế TNCN như: Thông tin cá nhân, thông tin về hợp đồng lao động làm căn cứ tính thu nhập, phụ cấp, trợ cấp, lương thưởng với người lao động. Các khoản mục này phải cụ thể theo từng cá nhân người lao động.
d, Với thuế Xuất nhập khẩu
Nếu có Thuế GTGT nhập khẩu, các kế toán cần kiểm tra hồ sơ nhập khẩu, tờ khai hải quan, lệnh chuyển tiền và chứng từ nộp thuế GTGT nhập khẩu, biên lai thuế GTGT, Chứng từ nộp thuế GTGT nhập khẩu.
Lưu ý:
– Kê khai hàng nhập khẩu phải căn cứ theo giấy nộp tiền chứ không phải tờ khai của hải quan.
e, Với thuế tiêu thụ đặc biệt
Thuế này thường là các cơ sở sản xuất mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc nhập khẩu các mặt hàng chịu thuế TTĐB.
f, Sổ sách kế toán để quyết toán thuế
Lập bảng cân đối phát sinh tài khoản theo từng năm để căn cứ vào đó kiểm tra sổ sách phù hợp với BCDPSTK.
Với những sổ có chi tiết đối tượng thì phải in chi tiết, ngoài in sổ cái.
Sổ chi tiết TK 112 : Nếu có nhiều TK ngân hàng mở nhiều NH khác nhau.
Sổ chi tiết TK 131 / 331 : Chi tiết từng đối tượng phải thu / phải trả
Sổ chi tiết 138 / 338 : Chi tiết từng đối tượng phải thu / phải trả khác (nếu có)
Sổ chi tiết 141 : Chi tiết từng đối tượng ứng cá nhân
Sổ chi tiết 154 : 1541/1542/1543… (nếu có)
Sổ chi tiết 333 : 33311 / 3334/3335/3338..
Đối với các danh mục thuế cần chuẩn bị sổ sách liên quan.
Với thuế GTGT
Các chứng từ, hóa đơn liên quan đến thuế GTGT.
Lưu ý: Hóa đơn cần phải hợp lý, hợp pháp, hợp lệ.
Với thuế TNDN
Các sổ sách kế toán liên quan đến thuế thu nhập doanh nghiệp, bao gồm:
– Các chứng từ được photo đi kèm với phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu kế toán.
– Bảng tính giá thành dịch vụ, hàng hóa gia công sản xuất
– Hợp đồng mua bán
– Hồ sơ tài sản cố định
– Hồ sơ ngân hàng
– Các quyết định lương, quyết định khấu hao, quyết định thôi khấu hao
– Bảng tính khấu hao, bảng phân bổ chi phí, bảng phân bổ doanh thu
– Biên bản hủy hàng hỏng, biên bản kiêm kê kho, biên bản kiểm kê quỹ, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành…
– Tờ trình về các công việc, kế hoạch chi tiêu năm…
– Đối chiếu công nợ, xác nhận số dư ngân hàng, các quyết định xử lý công nợ, công văn đòi nợ từng lần
– Hồ sơ pháp lý công ty.
Với thuế TNCN
Trong đó, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
– Hợp đồng lao động (để xem xét việc trả lương Gross hay là lương Net )
– Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương kèm sẵn một file excel tổng hợp loại thuế
– Thẻ lương nhân viên
– Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng
– Các chứng từ liên quan đến đăng ký giảm trừ gia cảnh, giấy chứng nhận người phụ thuộc không có thu nhập, các bản sao giấy khai sinh. . .
– Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài.
– Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp.
– Các giấy tờ khác liên quan.
Với thuế Xuất nhập khẩu
Sổ sách kế toán liên quan đến thuế xuất nhập khẩu bao gồm:
– Các hợp đồng bao gồm cả Tiếng Anh và tiếng Việt, các hợp đồng có công chứng (nêu có).
– Hồ sơ tài liệu liên quan đến các mặt hàng xuất nhập khẩu như: CO, Quanlity,. . .
– Tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu.
– Chứng từ nộp thuế
– Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng (photo).
– Các tài liệu khác có liên quan.
Với thuế tiêu thụ đặc biệt
Sổ sách kế toán liên quan đến thuế tiêu thụ đặc biệt bao gồm:
– Các giấy tờ chứng minh thuế TTĐB đã nộp ở khâu trước để khấu trừ ở khâu tại doanh nghiệp đối với đơn vị sản xuất mặt hàng chịu thuế
– Các tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế ở khâu nhập khẩu và bán hàng trong nước
– Tổng hợp doanh số hàng hóa tiêu thụ đặc biệt bán ra
– Các giấy tờ tài liệu khác có liên quan.
Một số lưu ý đối với các sổ sách kế toán:
– Đối chiếu các khoản phải thu, phải trả trên sổ sách so với hóa đơn mua vào/bán ra. Số dư cuối năm, làm biên bản xác nhận công nợ.
– Kiểm tra sổ 112 với số phụ ngân hàng, số dư cuối năm khớp với số dư cuối năm trên sổ phụ ngân hàng.
– Rà soát để không âm quỹ tiền mặt, kho xuất nhập tồn.
– Đối chiếu sổ chi tiết 333 với chứng từ nộp thuế mà doanh nghiệp đang lưu giữ.
– Kiểm tra sổ sách của các khoản chi phí : TK đầu 6, đầu 8.
– Kiểm tra các chi phí tính giá thành căn cứ theo mức định mức quy định của Pháp luật.
– Kiểm tra chi phí khấu hao tài sản / hồ sơ tài sản.
